管理制度

目 录

第一章  总则

第二章  秘书处会议制度

第三章  秘书处各部门职责

第四章  公文管理

第五章  印章管理

第六章  证书管理

第七章  档案管理

第八章  网络平台管理

第九章  党风廉政建设工作

第十章  安全管理

第十一章  附则

第一章  总 则

第一条  四川省医药爱心基金会秘书处（以下简称“基金会秘书处”）是理事会领导下的基金会办事机构，负责基金会日常管理事务，下设办公室、财务部、项目部、教育培训部、工作部等内设部门，也可根据工作需要下设相关部门。

第二条  基金会秘书处人员由秘书长、副秘书长和各部门负责人及专（兼）职工作人员组成。

第三条  基金会秘书处实行秘书长负责制，副秘书长协助秘书长管理各部门工作。

第四条  基金会秘书处主要职责是贯彻执行理事会决议，按照基金会章程和基金会相关管理办法，完善基金会自身建设，组织开展业务活动，规范财务管理，做好项目管理及党建等工作。

第五条  各部门人员在认真履行岗位职责的基础上，做到分工明确、密切协作，服从领导安排，高效完成秘书处工作。

第二章  秘书处会议制度

第六条  秘书处办公会

（一）参会人员：秘书长、副秘书长和各部室负责人，基金会专（兼）职工作人员可根据议题需要列席，会议由秘书长主持；

（二）会议内容：传达贯彻上级主管部门、登记管理机关关于基金会工作的方针、政策以及重要指示；研究贯彻落实理事会的决议；研究、讨论项目方案和项目推进有关事项；研究制定基金会年度工作计划和各项管理制度；讨论和审定大额资金的支付、工作人员的福利待遇、人事安排；总结近期工作和讨论、安排下一步工作；研究和决定基金会工作中的重要事宜以及需要提交理事会讨论决定的重大事宜等。

（三）基金会秘书处办公会时间原则上根据工作需要而定，每月至少召开一次，由办公室负责组织。会前各部门负责人将拟研究、讨论事项及相关材料报送秘书处办公室，办公室汇总、整理后形成会议议题提交秘书处办公会研究、讨论。秘书处办公室负责会议记录，会后形成会议纪要并归档。

第七条  部门周例会

（一）参会人员：本部门所有工作人员，会议由各部门负责人主持；

（二）会议内容：组织本部门人员学习相关法律法规和规章制度；传达有关文件、会议精神；总结和检查部门工作完成情况及各项职责、制度的执行情况；讨论部门工作安排等。

（三）部门周例会根据工作需要召开。

第八条  职工大会

（一）参会人员包括基金会全体工作人员，会议由秘书长主持；

（二）会议内容：向工作人员传达上级指示和有关会议精神；宣布基金会秘书处办公会会议决定及有关基金会的管理制度或工作计划；组织工作人员学习党和国家的有关方针、政策，加强政治思想教育等；

（三）职工大会时间原则上根据工作需要而定或每月召开一次（当月全体工作人员已参与秘书处办公会的不再另外组织安排）。

第九条  基金会秘书处会议议事规则

（一）凡涉及到基金会建设和工作中的“三重一大”事项，均应提交秘书处办公会，集体讨论并提交理事会审议通过后再实施；

（二）贯彻民主集中制原则，议事过程应发扬民主精神，集思广益，凝心聚力。

第三章  秘书处各部门职责

第十条  基金会秘书处各内设部门根据《四川省医药爱心基金会章程》，按照基金会各种规章制度开展工作。

第十一条  办公室工作职责

（一）负责与上级各部门的工作联系，组织报送各种文件材料；

（二）负责基金会相关工作计划及总结的撰写，组织基金会工作会议，安排秘书处办公会议，负责会议记录，完成会议纪要；

（三）处理来往信函，传达秘书长、副秘书长决定，反映各部门意见建议，协调各部门工作；

（四）负责基金会的固定资产使用管理，办公物品的购置及秘书处内务及后勤管理；

（五）基金会重要工作文件资料、捐赠材料的整理、归档、存放；

（六）基金会各种发文、发函、来文、来函登记存档，发文、发函编号及保存电子文档，完成内部文本的印制；

（七）负责基金会人事管理工作及月度工资表、年度绩效工资表制作；

（八）处理日常来电来信来访，安排来宾接待等工作；

（九）负责完成基金会年报工作，办理基金会各项变更登记事项；

（十）完成基金会交办的其他任务。

第十二条  财务部工作职责

（一）按照有关法律法规，规范会计核算工作，使基金会各项经济活动有章可循、合法合规，保障财产安全；

（二）负责建立完善财务管理制度，承担基金会日常财务管理工作，审核基金会业务活动的收支预算并对执行情况进行控制、分析；

（三）负责收集财务信息，进行财务分析，规范财务信息披露，提供财务收支情况报告，为领导决策提供参考依据；

（四）按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值，资金的使用符合本基金会章程规定；

（五）协助办公室完成基金会年报和年度审计工作；

（六）负责对接相关部门的审计、巡视工作；

（七）负责基金会工作人员社保、公积金办理和缴纳工作；

（八）完成基金会交办的其他任务。

第十三条  项目部工作职责

（一）负责组织策划公益活动，完成项目方案、筹资方案等的制定；

（二）负责公益项目的具体实施和管理；

（三）负责公益项目实施情况的跟踪和评估，建立各项目管理台账；

（四）负责筹资渠道的联系和拓展，维护与基金会相关的医疗机构和企业的关系；

（五）负责社会捐赠的各种咨询服务工作；

（六）负责建立完整的项目档案；

（七）完成基金会交办的其他任务。

第十四条  教育培训部工作职责

（一）负责秘书处内部、市(州）工作部工作人员、县项目管理部工作人员培训活动；

（二）开展医疗卫生机构能力建设相关培训、卫生健康发展相关培训活动或项目：

（三）负责基金会承办的培训活动/项目的全程管理，包括方案制定、活动/项目实施、活动/项目总结评价等，建立各培训活动/项目管理台账；；

（四）负责培训师资队伍、培训基地建设；

（五）负责继续医学教育平台申请及学分项目的申报、实施及管理工作；

（六）负责拟定基金会年度学术培训活动计划，组织承办基金会年度论坛及其他学术交流活动；

（七）完成基金会交办的其他工作。

第十五条  市（州）工作部（兼）工作职责

（一）根据基金会制定的工作部署，负责组织实施本基金会安排的本地区业务项目，协助基金会联系本地区项目合作事宜；

（二）广泛集聚社会资源，多渠道、多方位募集资金；

（三）负责所属地区调查研究和信息的收集、汇总、呈报工作，反映当地人诉求；

（四）做好项目宣传工作；

（五）完成基金会交办的其他任务。

第四章  公文管理

第十五条  收文的管理

（一）文件的签收。凡外来文件均由办公室专人签收，及时进行分类、登记、编号，附上《文件处理笺》后，提出拟办意见，并及时送秘书长批阅。

（二）文件的批阅和分转。文件由办公室及时呈送秘书长批阅，根据批阅意见，分送相关承办部门或承办人阅办。

（三）文件的办理。承办人员收到交办的公文后应当按时办理。不能按时限要求完成的，应当及时说明。

（四）文件的传阅、借阅与催办

1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍及公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，以防止文件丢失泄密；不允许任意取走文件夹内任何文件及附件，不允许在文件上勾划、抽页等损坏文件的行为。

2．传阅文件应抓紧时间，一般不超过三天，阅完后应签名以示负责。文件阅完后，应及时送交办公室，切忌横传。

3．办公室对文件的办理负有催办、督促、检查的责任，如有领导“批示”或“办理意见”的，办公室应督促有关部门和人员按文件要求和领导批示办理有关事宜，承办部门接到文件后应立即指定专人办理。

4．如确因工作需要须借阅文件，应在办公室办理相关借阅手续，阅读完毕后及时归还办公室，并注意文件安全和保守秘密。

第十六条  发文的管理

（一）以基金会名义制发的上行文，由基金会理事长或授权秘书长签发；以基金会名义制发的下行文或平行文，由基金会秘书长或秘书长授权的副秘书长负责签发。

（二）由基金会主办、其它单位协办的业务活动需联合发文的，文件先由相关部门拟稿，报秘书长审阅签发，再送联合发文单位会签。其它单位主办、基金会协办的活动需联合发文的会签文稿，应先由相关部门审核，送秘书长会签。

（三）发文的程序

1．文稿草拟、审签。根据职责分工，由相应部门为主办人。主办人根据领导指示、有关会议精神和实际工作需要，做好文件的起草工作。文稿拟好后，拟稿人填写《文件拟稿笺》送部室负责人初审，经办公室核稿后，由办公室呈送秘书长、理事长审批签发。

2．文稿打印、分发。文稿经秘书长、理事长审签后，交由办公室统一编号登记，按所需份数印制，及时分发。

3．文稿登记、存档。办公室应及时将正文和文件原稿归档，并在《发文登记簿》上将发文的题目、主要内容、发文日期、签发领导等情况进行登记。一般性的文字材料，如：汇报、经验介绍等，可不登记，但要注意收集存档。

（四）发文的范围

凡以基金会印发的文件、通告、决议、请示、报告、纪要、专报、简报和通报等，均属发文范围。

第十七条  公文办理后，应及时将公文底稿、签阅件与正式文件（含电子文件）一并交秘书处办公室存档。

第十八条  工作人员调离工作岗位时，应当按照有关规定将暂存、借用的公文移交或清退。

第五章  印章管理

第十九条  基金会公章、财务专用章、法定代表人公用名章等印章刻制、管理和使用，遵循“确保安全、秩序规范、责任明确、有据可查”的原则，维护印章使用的严肃性和基金会的合法权益。

第二十条  基金会印章名称必须与基金会法定名称一致，印章规格、式样等符合有关规定。印章破损、字迹不清或名称变更时，由秘书处办公室对原印章进行封存，按规定程序销毁并刻制新的印章。

第二十一条  基金会公章、法定代表人公用名章、基金会秘书处印章由基金会秘书处办公室负责保管，财务专用章由财务部负责人（会计）负责保管，所有印章应妥善存放在相关部门的保险柜内。

第二十二条  印章的使用范围为：内外行文及其他需要加盖相关印章的文件、材料。

第二十三条  以基金会名义发出的公文加盖公章前，须送理事长或秘书长签批后方可用印。

第二十四条  与其它单位、个人签订合同书、协议书等涉及经济、法律的文件时，必须由理事长或理事长授权秘书长签字后方可用印。

第二十五条  在证书上需用印章的，由承办部门备齐证书名单目录和内容完整的证书样张，报请理事长或秘书长审批同意后盖章，并将证书名单目录和证书样张一并存档。

第二十六条  印章管理人员在用印前认真填写《印章使用登记表》，注明事由和日期，并由经办人签字，相关负责人应对印章使用的必要性和合理性进行审查并签字。

第二十七条  用印时要按照核定的份数，如该页无正文，应在日期前注明“此页无正文”。根据文本格式的要求，也可盖在其它指定位置，但不得出现未覆盖在文字上的空白印章。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白单据或填写不全的单据上用印。

第二十八条  印章严禁携带外出，如确属工作需要，应由当事人在《印章使用登记表》上写明原因，经秘书长签字批准方可带出。财务用章若遇财务部负责人（会计）出差或请休假需委托他人代管的，需秘书长同意，并做好交接记录。

第二十九条 对于违反规定使用印章造成不良影响或后果的，要追究印章保管人和相关人员的责任；构成违法犯罪的，及时报告有关部门。

第六章  证书管理

第三十条  基金会秘书处应加强所有证书原件的管理和使用，维护证书的严肃性和权威性。

第三十一条  证书借用原则是：一事一借、用必归还、再用再借、谁用谁借。

第三十二条  单位所有证书实行集中保管、统一使用，证书管理部门是秘书处办公室，秘书处办公室对证书的安全存放和规范使用负责。

第三十三条  各部室因工作需要，借阅、借用、复印证书资料由秘书处办公室统一提供，需填报《证书借用登记本》，经经办人签字并说明借用事由，秘书长签字同意后方可借阅、借用、复印证书，证书复印件须注明用途。

第三十四条  凡借阅、借用证书资料，必须按时归还，不得将证书损坏、丢失。一旦损坏、丢失立即向秘书长报告，并立即与发证机关联系，及时办理证书的挂失和补办手续。

第三十五条  任何人不得以任何理由、任何方式私自使用证书、外借证书以及使用证书进行非法交易。

第七章  档案管理

第三十六条  档案管理范围

（一）基金会制发文件及收文；

（二）理事会会议、秘书处办公会等会议资料、纪要、简报等；

（三）基金会年度工作计划、总结，重大项目总结报告和各类公函等；

（五）基金会各项财务凭证、收入支出报表等；

（六）基金会活动有关资料，包括活动通知、总结、照片、录像等；

（七）基金会各项目资料；

（八）基金会工作人员人事档案；

（九）其它需要纳入档案管理的文件资料。

第三十七条  档案管理方式

档案管理实行集中与分散管理相结合的方式。由办公室负责档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。档案资料由各部门根据档案管理要求按年归类整理装订成册，由各部门自行保管，各部门编制成册的档案资料目录清单交办公室存档备查。

第三十八条  档案管理期限

（一）凡反映基金会发展历史和重大活动的资料，以及需要长期参考、应用的资料，如基金会年度报告、基金会大事记、基金会章程及按要求需要永久保管的资料等为永久保管档案。

（二）在较长期间内需要备案查阅、参考、应用的资料为长期保管档案，如基金会制定的各项规章制度，重要工作会议及秘书处办公会会议纪要，主管部门和上级部门有关批复文件，基金会年度工作计划、总结和各类公函等，保管期限为10年以上。

（三）在一定时间内需要备案查阅、参考、应用的资料为定期保管档案，如重大项目总结报告等有关资料，以及需要立卷保存的会议通知等，保管期限为5年以上。

（四）在短期内需要备案查阅、参考、应用的资料为短期保管档案，如基金会常规性工作有关资料，保管期限为1年以上。

（五）财务管理有关档案按照相关规定期限保存。

第三十九条  档案立卷、归档、保管和借阅

（一）档案材料的立卷归档：建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；及时催办办理完毕的文件回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

（二）档案的归档时间：各部门将所保管的档案资料编制好目录清单，打印成册，于次年三月底与电子文档一并交办公室存档备案。

（三）档案借阅、利用

凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，经领导签批后方能调阅，立卷的文件、资料可外借。

外借档案须办理登记手续，借阅期限不得超过壹个月，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告领导。

外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经秘书长批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须秘书长同意且审核后方能带出。

第四十条  档案的销毁

对保管期限已满可以销毁的档案，要及时编制销毁清册，由基金会秘书长签字确认后予以销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。

第八章  网络平台管理

第四十一条  基金会设网络管理员，负责网络平台信息收集汇总、日常管理，负责网络平台版面设计、调整、改换栏目设置、内容更新、新闻发布以及其他信息材料的管理、录入与发布。

第四十二条  基金会委托第三方网络技术公司负责基金会网站防病毒、防黑客攻击以及为网站的正常运行日常维护提供技术支持与保障。

第四十三条  网络平台版面与栏目更新

（一）网络平台主页面根据基金会业务工作需要进行审定或改版，改版内容包括页面的动画、颜色、栏目组合等。

（二）网站政策法规、重要活动、信息公开等栏目及其他网络平台各大栏目需不定期更新内容，应具备时代性。

（三）网络平台栏目、版块变化由网络管理员填写《四川省医药爱心基金会网络变更审批表》，报秘书长审批后执行。

第四十四条  信息的搜集与发布

（一）网络管理员负责网站内容信息的搜集和整理，各部门主管或专人根据部门职能及时向网络管理员提供最新相关信息。

（二）网络管理员及时对各部门提供的信息，进行统一分类、整理、汇总，网络平台内容变化由网络管理员填写《四川省医药爱心基金会网络变更审批表》，报秘书长审批后发布。

第四十五条  网络平台管理

（一）任何人未经批准，不得随意发布信息或更改网络平台页面版式及内容。

（二）网络平台密码由网络管理员负责保管，不准向任何部门或个人泄漏。

（三）网络管理员发现基金会官网被病毒、黑客袭击或发现官网运行不正常，应通知第三方网络技术公司及时处理。

（四）任何人不得在基金会网络平台上发布违反国家法律、法规、有损国家利益、基金会形象以及不道德的言论。

（五）任何人不得利用基金会网络平台传播反动、淫秽、不道德以及其他违反国家法律、社会公德的信息。

（六）任何人不得利用基金会网络平台发布虚假信息或违反基金会管理规定、泄露基金会机密的信息。

第四十六条  网络管理员一经发现有上述第四十五条（四）、（五）、（六）所示内容的信息，必须立即删除，并追究当事者的行政或法律责任。

第四十七条  网络管理员应按上述规定及时对基金会网络平台进行管理、维护与更新。

第九章  党风廉政建设工作

第四十八条  秘书处要把党风廉政建设当作头等大事来抓，由本会党政领导对党风廉政建设工作负总责。

第四十九条  认真贯彻执行中共中央《廉政准则》、《党风廉政建设责任制规定》、《八项规定》，省委《十条规定》，省卫生健康委规定，始终保持清政廉洁，防止腐败，杜绝不廉洁行为。

第五十条  廉洁从政，以身作则，艰苦奋斗，勤俭节约，勤勤恳恳为社会服务，为捐赠对象服务。

第五十一条  坚持重大问题请示报告制度。

第五十二条  坚持廉政公开制度，做到制度、收费项目、收费金额三公开，自觉接受社会监督。

第五十三条  改进作风，提高工作效率，坚持原则，尽职尽责，严守基金会纪律，杜绝工作推诿扯皮现象。

第五十四条  加强队伍建设，努力把秘书处建成团结、高效、和谐、民主的一个团队。

第五十五条  深入实际，调查研究，发扬民主，办事公开，增加工作透明度，认真听取各方面批评和建议，改进工作作风，自觉接受组织和群众的监督。

第十章  安全管理

第五十六条  加强职工安全教育，牢固树立安全工作人人有责的思想，切实做好安全工作。

第五十七条  提高安全防范意识，坚持把安全工作列入重要日程，常抓不懈。经常检查水、电路，防火、防盗，消除不安全隐患。

第五十八条  重视安全保密工作。对需要保密的文件、材料要妥善保管，防止泄密、失密。未经秘书处分管领导同意，禁止私自使用和传播有关资料，因此造成的不良后果责任自负。秘书处工作人员对各自所用电脑、存储工具等要加强管理，谨防丢失。凡涉及工作必备的电子工具、文件资料、印章、档案等，工作人员要妥善保管，一律不得带离办公室，以防丢失和泄密。

第五十九条 财务人员要严格管理现金、票据，严防不安全事故发生。

第六十条  工作人员要管理好个人物品，严防失窃，否则责任自负。

第六十一条  对工作不负责造成不安全事故者，视其情节轻重追究当事人的责任。

第十一章  附 则

第六十二条  本办法须经本基金会理事会审议通过后执行。

第六十三条  本制度由基金会秘书处负责解释，从正式发布之日起施行。